Registration Process

Registration Process

दस्तावेज निबंधन में कंप्यूटरीकरण का काम दस्तावेजों/कागजातों (Deed/Documents) के एकत्रित होने के साथ शरू होता है| इस उद्देश्य के लिए यहाँ विभिन्न प्रकार के काउंटर   का निरूपण (Assign) किया गया है और प्रत्येक काउंटर पर कुछ विशेष काम किया जाता है| मूलतः छः प्रकार के काउंटर  का उपयोग किया जाता है जिनके नाम इस प्रकार है:-

Token Counter इस काउंटर से Token जारी किया जाता है और ग्राहक को Token दिया जाता है|
Entry Counter इस काउंटर पर आंकड़ा प्रविष्ट किया जाता है और एक "जांच प्रपत्र" प्रिंट किया जाता है, जिसे पार्टी के अनुप्रमाणन के बाद दस्तावेज के साथ संलग्न कर दिया जाता है|
Fee Counter यहाँ पार्टी से निबंधन के लिए उपयुक्त फीस लिया जाता है|
Photo Counter यहाँ Bio metric उपकरण  से पार्टी का फोटोग्राफ ( तस्वीर) और अंगुठा का निशान लिया जाता है|
Scanning Counter यहाँ दस्तावेजों को Scan किया जाता है|
Return Counter इस काउंटर पर मूल दस्तावेज, संबंधित पार्टी को वापस दे दिया जाता है|

दस्तावेजों(Deed/Document) के एकत्रित होने के साथ निबंधन का काम काउंटर no.1 पर शुरू होता है| Token पर काउंटर no. का वर्णन कर उसका प्रिंट ले कर पार्टी को दे दिया जाता है| उसके बाद दस्तावेजों को रजिस्ट्रार के पास प्रारम्भण (Intialization) के लिए भेज दिया जाता है| यदि दस्तावेज सही है तो रजिस्ट्रार अपना हस्ताक्षर दस्तावेज पर कर देते है, उसके बाद विभिन्न प्रकार के मुहर के निशान को दस्तावेज पर लगाया जाता है| इसके बाद दस्तावेजों को डाटा एंट्री काउंटर को दे दिया जाता है| यदि रजिस्ट्रार किसी दस्तावेज को अस्वीकार कर दें तो दस्तावेज तुरंत पार्टी को वापस कर दिया जाता है|
 

डाटा एंट्री काउंटर पर Operators के द्वारा दस्तावेज की विस्तृत सूचना की प्रविष्टि की जाती है, इस काउंटर पर एक "जांच प्रपत्र" प्रिंट होता है और इसे काउंटर पर खुद पार्टी से त्रुटी-संशोधन (Error correction) लिए जांच कराया जाता है| उसके बाद "जांच-प्रपत्र" को दस्तावेज के साथ संलग्न कर Fee Collection काउंटर को भेज दिया जाता है| Fee Collection काउंटर पर फीस लिया जाता है जहाँ रसीद प्रिंट होता है जिसे पार्टी को दे दिया जाता| इसके बाद दस्तावेजों को Exectuion के लिए रजिस्ट्रार को दे दिया जाता है | उसके बाद रजिस्ट्रार दस्तावेज पर अपना हस्ताक्षर करते है और अपना Remarks लिखते है| एक "Deed No." और एक "Serial No." (दस्तावेज संख्या और क्रम संख्या) प्रदान किया जाता है|  इसके बाद दस्तावेजों को फोटो काउंटर के पास भेज दिया जाता है|  यहाँ Bio metric उपकरण  से पार्टी का फोटोग्राफ ( तस्वीर) और अंगुठा का निशान लिया जाता है| इसके बाद दस्तावेजों का Scanning, Scanning काउंटर पर किया जाता है और उसके बाद मौलिक (Original) दस्तावेजों को Return काउंटर को दे दिया जाता है और Token no. के जांच के बाद मौलिक दस्तावेजों को संबंधित पार्टी को वापस कर दिया जाता है|
 

दस्तावेजों के प्रमाणित प्रति (Certified Copy) के निकलने की प्रक्रिया को भी कम्पयू्टरिकृत किया गया है| प्रमाणित प्रति के लिए आवेदन को स्वीकार किया जाता है और एक Token Issueहोता है| दस्तावेजों के अन्वेषण (Searching) के बाद अपेक्षित फीस पार्टी से जमा किया जाता है| Deed/Documents का एक copy प्रिंट होता है और रजिस्ट्रार के द्वारा विधिवत प्रमाणित होने के बाद पार्टी को issue  किया जाता है|


Non-encumbrance certificate को भी कम्पयू्टरिकृत किया गया है| आवेदक को Token दिया जाता है और दस्तावेजों को डाटाबेस में खोजा जाता है| खोजने के बाद फीस लिया जाता है और रसीद पार्टी को दे दिया जाता है| एक Non-encumbrance certificate प्रिंट होता है और रजिस्ट्रार के द्वारा प्रमाणित होने के बाद आवेदक को दे दिया जाता है|